Workshop E-Mail

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Version vom 18. April 2024, 09:22 Uhr von WenkBruno (Diskussion | Beiträge)
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Version 18. April 2024

E-Mail sinnvoll(er) nutzen

Einleitung

E-Mail ist ein Dienst für den Austausch von Textnachrichten über das Internet.

Als Erfinder der E-Mail gilt Ray Tomlinson (1971). Den aktuell gültigen Internet-E-Mail-Standard beschreiben die Dokumente "Internet Message Format (RFC 5322)" und "Simple Mail Transport Protocol (RFC 5321)" aus dem Jahr 2008.

EMailSystem.svg

E-Mails werden zwischen E-Mail-Servern (Poststellen) ausgetauscht. Um eine E-Mail schreiben und senden bzw. empfangen und lesen zu können, benötigt man eine eigene E-Mail-Adresse (Postfach).

E-Mail-Adressen bestehen aus zwei Teilen, die durch das Zeichen @ getrennt sind: Postfachname@mailserver (z.B. johann.rabe@maileurope.ch).

Das Registrieren einer eigenen E-Mail-Adresse (das Anlegen eines Postfachs) bei einem E-Mail-Server ist je nach E-Mail-Server (E-Mail-Service Provider) kostenlos oder kostenpflichtig.

Um E-Mails auf dem eigenen Computer lesen und schreiben zu können, benötigt man einen E-Mail-Client. D.h. ein Programm, das E-Mail-Nachrichten zum Senden an den E-Mail-Server übertragen bzw. empfangene E-Mail-Nachrichten vom E-Mail-Server "abholen" kann. Bei vielen E-Mail-Servern können die Postfächer auch über einen Web-Browser (Firefox, Safari, Chrome, Edge, usw,) bewirtschaftet werden.

E-Mail-Nachrichten

Eine E-Mail-Nachricht ist ein aus zwei Teilen bestehender Text, vergleichbar mit einer Postkarte.

Der header einer E-Mail-Nachricht (Anschrift) enthält u.a. Angaben zum Absender, zum Empfänger und zum Betreff der Nachricht. Einige dieser Angaben macht die Person, die die E-Mail verfasst.

HeaderFelder.png

Der body (Inhalt) enthält die Nachricht.

Header und Body sind im Text durch eine Leerzeile getrennt.


<!-- MIME-Version: 1.0
Message-ID: <115d38d70bd5758f05e2e28434308cfe@mail.eclipso.de>
X-Mailer: eclipso / 7.4.0
From: "Bruno Wenk" <bruno.wenk@eclipso.ch>
Subject: E-Mail Beispiel
Reply-To: "Bruno Wenk" <bruno.wenk@eclipso.ch>
To: "Bruno Wenk" <wenkbruno@gmail.com>
Content-Type: text/plain; charset="UTF-8"
Content-Transfer-Encoding: quoted-printable
Content-Disposition: inline


+------------------------+
| Das ist die Nachricht. |
+------------------------+

Heute gibt es allerdings die Möglichkeit, den Inhalt von E-Mail-Nachrichten zu formatieren, Farben zu verwenden und Bilder (und weitere Medien) einzubinden. In diesem Fall enthält die E-Mail-Nachricht im Body einen HTML (HyperText Markup Language) Text, also eine Webseite. Diese Möglichkeit nutzen beispielsweise Marketing-Abteilungen, um farbige, bebilderte Newsletter zu versenden.

MIME-Version: 1.0
Message-ID: <4165314c6dd80a7c095da364828150e8@mail.eclipso.de>
X-Mailer: eclipso / 7.4.0
From: "Bruno Wenk" <bruno.wenk@eclipso.ch>
Subject: E-Mail Beispiel mit HTML-Formatierung und Bild
Reply-To: "Bruno Wenk" <bruno.wenk@eclipso.ch>
To: "Bruno Wenk" <wenkbruno@gmail.com>
References: <8aed8ee03dff7b91c85c7f95b1985f8e@mail.eclipso.de>
Content-Type: text/html; charset="UTF-8"
Content-Transfer-Encoding: quoted-printable
Content-Disposition: inline


<html><span style=3D"font-family:arial,helvetica,sans-serif; font-size:12px=
">=C2=AD</span><hr /><span style=3D"font-family:arial,helvetica,sans-serif;=
font-size:12px"><span style=3D"font-family:arial; font-size:12px">&nbsp;<s=
pan style=3D"background-color:#f1c40f">Das ist die (</span><em><span style=
=3D"font-size:16px"><span style=3D"color:#8e44ad"><span style=3D"background=
-color:#f1c40f">formatierte</span></span></span></em><span style=3D"backgro=
und-color:#f1c40f">) Nachricht mit einem Bild.&nbsp;</span></span></span><b=
r /><img src=3D"data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAAANSUhEUgAAADIAAAAyCAYAA=
AAeP4ixAAAAAXNSR0IArs4c6QAAAERlWElmTU0AKgAAAAgAAYdpAAQAAAABAAAAGgAAAAAAA6AB=
AAMAAAABAAEAAKACAAQAAAABAAAAMqADAAQAAAABAAAAMgAAAAB1y6+rAAAEaklEQVRoBe2ZS4h=
WVRzAZwwfbVLTqaCCETVBinTRIqIgKCqwEKyt48pWlWt3UWALFXwEirXpsS2Jdi0mTXDjrsaNyk=
gPnxW6mCzM6vebunK+M+d+3//ez3GKvj/85jv33P/rPO+5d4aGBjLogUEPDHrgv9QDw7c42cX4e=
xwehofgHlgGxvkRLsFp+BqOwxX414iJvgZH4Xf4M8gN9I7BNlgOcyYriXwIrkE0+Tq9X/HxPqyC=
2yZLiLQPrkNdYm3r9fkuLIVG0nSNvIT3g3Bflyj27gmYgEm4CoodMApr4TFYBHXiWnoVDtcptK2=
fj+EeqOtpk/8QnoeF0EsWoKDuB9Btau7nvrFviTjM41BqxBT1O2AE2oq2+tBXKcYR6u+GvuR+rC=
egFOBT6h/oy3unsb70WYp1knpzaSUauufnju25sVYeY0ZbUCuNzhnqG3ec06k0Et9Svw5mW4xhr=
LwTHRlzC4mLaxxyJzasyfDOQ/8R2AAvwqNwB0SlblqbW2gD2ItiqREeNyJij70DFyH34zFlF4xA=
RIxZmhnm2FVe5m4e/DvqonPzKXTPF3zkPi+j8wxExNjmkPsw16I4lD9DajDF9fqi9szKJ6n6BVL=
7buXf0I02xhzMJfVnrsWp/nmmqNEYRMSn9jlIA1n+Ayb/Ib/ntVMtOs02o5v7MOcOeYWrXOmjDo=
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OqnNxoBNqmKOqf1FH1pzIaVp108e0/76nVqrySDtHctOnzopTa0mx57aqVW32N1So/I9imlj3LF=
KvW6d91Jdt+DoYjen2sXOvaHSE/1jbwTlTfTS5Cy7O9n7lVjOG6Hezkoh8GtOeZyb229l388D8S=
6c5KNSBZzk3lmortNfX2mXQUTGUEptLc94IOqo3yPKE/iYgjxY3bWvx09DRBodUXRYWkhNDo02p=
m5k0gZ5Mo42ovGh0YYopWO8LzTRY7xP37cgX5Q25AJ4xI++g7c+xhNj+qVlnN+0By3bGKdfVIZR=
XAPPgV9M/AxkXVSMNQF5HuY2P+pkKYomnjvxXNPkOBGNl+v5XMnPf+Ziw8ytkTg3feHPG+OC3gK=
zJWM4Lm0ap6lvMiM68tOwNDI27jA82KHd34UdV3rOVCPRuhFVWi7MI5CPjNf2nIvXRdlWRjDcAa=
VRMMaX0Hg6YVMUF9c+KDXGuuqT6QuUF0IviX4y3YOj0MJusouY3EY4APd6USM26gRMwFm4AsoSG=
IXIR2yfM1vhM5g1cZj3w3WoG6G29fp05G30bZNVRHoPun1NjzZIH4dgJcyZLCfyG/AV3IBo8uoe=
hddBH31J0zXSK5jHE/8Z6qfS1eBuVp1ufe/ww9wp+AaOQ7V+KA5k0AODHhj0wP+pB/4CEeRhY2z=
U1r4AAAAASUVORK5CYII=3D" /><hr /></html>

Das Bild ist als base64-codierter Text eingebunden (da E-Mail-Nachrichten ja nur Text enthalten können!). Der E-Mail-Client wandelt den base64-codierten Text zur Anzeige des Bildes automatisch um.

Base64DecodeToImage.png

In gleicher Weise werden allfällige Anhänge (z.B. Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Dokumente) der Nachricht als base64-codierte Texte angefügt. Die E-Mail-Nachricht wird dadurch entsprechend lang, und deren (mehrfache!) Speicherung benötigt viel Speicherplatz !

Es wäre deshalb sinnvoll, Bilder nicht einzubinden und Dokumente nicht anzuhängen, sondern diese auf einem Web-Server abzulegen und in der E-Mail-Nachricht nur zu verlinken. Für das Ablegen und Verlinken von Bildern eignet sich beispielsweise Cloudinary und für den Austausch von Dokumenten SwissTransfer.

Anstelle der obigen E-Mail-Nachricht mit eingebettetem Bild ist die Nachricht mit verlinktem Bild viel kürzer:

MIME-Version: 1.0
Message-ID: <a8ab2da1bd3c6c702d17d76a6152c73b@mail.eclipso.de>
X-Mailer: eclipso / 7.4.0
From: "Bruno Wenk" <bruno.wenk@eclipso.ch>
Subject: E-Mail mit (verlinktem) Bild
Reply-To: "Bruno Wenk" <bruno.wenk@eclipso.ch>
To: "Bruno Wenk" <wenkbruno@gmail.com>
Content-Type: text/html; charset="UTF-8"
Content-Transfer-Encoding: quoted-printable
Content-Disposition: inline


<html><hr />Eine E-Mail-Nachricht mit einem (verlinkten) Bild<hr /><img src=
=3D"https://res.cloudinary.com/bwe/image/upload/v1713349883/visibility_smal=
l_he7p3s.png" alt=3D"" vspace=3D"0" hspace=3D"0" border=3D"0" style=3D"bord=
er:0px solid black; height:50px; margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin=
-right:0px; margin-top:0px; width:50px" /><span style=3D"font-family:arial,=
helvetica,sans-serif; font-size:12px"><span style=3D"font-family:arial,helv=
etica,sans-serif; font-size:12px">=C2=AD</span></span></html>
EMail mit verlinktem Bild.png

Zuverlässigkeit und (Un-)Sicherheit

Zuverlässigkeit

Der E-Mail-Dienst ist unzuverlässig by Design. D.h. es gibt keine Garantie für die zuverlässige "Zustellung" einer E-Mail-Nachricht.

Es ist deshalb empfehlenswert, jede empfangene wichtige E-Mail-Nachricht mit einer kurzen Antwort-Mail zu bestätigen, auch wenn deren Bearbeitung noch aussteht. Die Absender*in wird es Ihnen danken ;-)

(Un-)Sicherheit

Weil der E-Mail-Dienst kostenlos und dessen Nutzung sehr einfach ist, gibt es weltweit eine sehr grosse Anzahl Nutzer*innen (Schätzung 2022: 4.2 Milliarden) und eine unfassbare Anzahl versandter E-Mail-Nachrichten (Schätzung 2022: täglich 320 Milliarden).

Dadurch ist es auch mit wenig Aufwand möglich, den E-Mail-Dienst zu missbrauchen. Der Anteil von unerwünschten E-Mails (SPAM) am gesamten E-Mail-Verkehr beträgt schätzungsweise 45%.

Angriffe mit E-Mails, deren Inhalte üble oder gar kriminelle Absichten verfolgen, erfolgen meist über E-Mail-Server ohne eigene Postfächer (E-Mail-Relays). Die Angreifer können auf diese Weise sogar die Absenderadresse fälschen!

EMailSystem.svg

Eine Übersicht über gängige und neueste Cyberbedrohungen bietet die Webseite des Bundesamts für Cybersicherheit (BACS).

Zwar löschen oder markieren die E-Mail-Server mit Postfächern E-Mail-Nachrichten mit verdächtigen Inhalten selbständig. Aber schliesslich muss doch jede Nutzer*in die empfangenen E-Mails kritisch prüfen!

Wie man verdächtige E-Mails kritisch beurteilen kann, erklärt die Webseite "Nutzen Sie die E-Mail wirklich sicher?" auf leicht verständliche Weise.